Generalforsamling 2024

Indkaldelse til ordinær Generalforsamling i Skagen Byting

GF_2024

mandag 5. februar 2024 kl. 19:00 i Skagen Kultur- og Fritidscenter

Dagsorden iflg. vedtægterne.

Der vil blive udsendt indkaldelse, forslag til vedtægtsændringer og regnskab på mail til medlemmerne.

Vi har desværre store problemer med Unioo – foreningsportal, som vi har fået anvist gennem Sparekassen Danmark. Systemet kører ikke optimalt, og der opstår desværre forskellige fejl. Vi arbejder på sagen og beder om jeres forståelse.

Kontingent for 2024 kan indbetales gennem Unioo-portalen eller ved indbetaling på vores konto i Sparekassen Danmark – Konto: 9070 1628051298

Personligt medlemskab kr. 100,- – Virksomhedsmedlemskab kr. 300,-

Modtager man ikke mail med indkaldelse inden 20. januar 2024, er der fejl i vores eller Unioos system og vi har ikke jeres mailadresse. Skriv da venligst mail til byting@skagenbyting.dk – herefter vil jeg få jer registreret og udsendt indkaldelse og bilag.

venlig hilsen

Jesper Hegaard – sekretær

 

Referat af bestyrelsesmøde 9. januar 2024

BESTYRELSESMØDE referat

BYTINGET i Skagen

Dato: tirsdag den 9. januar 2024 kl. 10:00

Deltagere: Michael Finn Jørgensen (MFJ), Hanne Heilmann (HH),
Jane Bengtsen (JB), Jesper Hegaard (JH),), Jan Iversen (JI), ole bjerg lauritzen (obl)

Frameldt:

Referent: Ole Bjerg Lauritzen (obl)

  1. Godkendelse af dagsorden:

    Dagsordenen blev godkendt, med kommentarer fra JI

  1. Unioo:
    JH informerede om problemerne med Unioo, og ville endnu engang sende en beklagelse og forklaring til vore medlemmer. Der er i dag 171 medlemmer, og kontingent for 2024 skal være inden GF den 5.02, betaling kan ske via bank overførsel eller kreditkort.

  2. Vedtægter:
    JI forslag til nye vedtægter, blev ikke godkendt, men de bedste forslag fra JI’s vedtægts forslag blev indført i de forslag til vedtægtsændringer, som vil blive præsenteret på Generalforsamlingen den 5. februar. Et redigeret forslag til vedtægter er sendt ud til bestyrelsen til godkendelse. OBL

  3. Generalforsamling, 5. februar:

Dagsorden for GF blev gennemgået, og en ny vil blive sendt ud til bestyrelsen. OBL
Regnskabet vil blive sendt til formanden den 10.01, MFG
som derefter vil sende det til bestyrelsen,
OBL
Da der er 5 på valg (pga. 2 er udtrådt i utide) blev de kandidater som har udtrykt ønske om at stille op gennemgået, da der er 2 som forventes at give samtykke i denne uge, MFJ, afventer bestyrelsen med stillingtagen.
En drejebog vil blive fremsendt til Bestyrelsen.
OBL

  1. Købstads jubilæum, 8. februar:
    En opdateret Drejebog vil blive sendt til bestyrelsen, OBL

  2. Skagens Lokalplan:
    JI bekræftede at det godkendte brev til Frederikshavn kommune var sendt.
    JI vil undersøge om det er muligt at få informationer om:
    Tilflyttere til Fl. Skagen kommune
    Info om bolig handler

  3. Hjemmeside:
    Patrick Christensen webdesigner, har som målsætning at have en opdateret www klar til den 1. februar. Han har oprettet nye mailadresser til forskellige funktioner i bestyelsen

  4. Skagen Salmon:
    Der vil blive arbejdet på at få et besøg på virksomheden i marts måned for medlemmer. OBL

  5. Skagen i dag og Fremtid, 3. april:
    Listen over de ønskede deltager i panelet, blev gennemgået og andre blev foreslået.
    Drejebog vil blive sendt ud til bestyrelsen

  6. Eventuelt:
    En bekræftelse på at Grundlovsdagen kan blive afholdt på Kystmuseet vil blive undersøgt,
    HH og JH

  7. Næste bestyrelsesmøder.
    06.02.2024 kl. 16.00
    06.03.2024 kl. 16.15

Referat af bestyrelsesmøde 12. december 2023

BESTYRELSESMØDE referat

BYTINGET i Skagen

Dato: tirsdag den 12. december 2023 kl. 16:15

Deltagere: Michael Finn Jørgensen (MFJ), Hanne Heilmann (HH),
Jane Bengtsen (JB), Jesper Hegaard (JH),), Jan Iversen (JI), ole bjerg lauritzen (obl)

Frameldt: Niels Ove Kildahl (NOK), Kasper Foldager (KF),

Referent: Ole Bjerg Lauritzen (obl)

På grund af KF (som er lang tids sygemeldt) og efterfølgende NOK (som skiftede arbejde til København
og der for flyttede til København) trak sig for bestyrelsen, blev bestyrelsen sammensætning sat på
dagsordenen først. 2. suppleant Clare Dale blev kontaktet, men trak sig pga. arbejde

  1. OBL indtræder i bestyrelsen som 1. suppleant for KF, og på opfordring blev OBL valgt til formand, og
    MFJ blev konstitueret kasser. Regnskabet skal laves omg. til revisor,
    MFJ
    Den ordinære Generalforsamling vil blive afholdt den 17.01.2024 kl. 19.00 på Skagens Kultur og
    Fritidscenter, JH vil sende indkaldelse ud til medlemmerne, med en Dagsorden som OBL vil lave.

  1. Godkendelse af dagsorden:
    Dagsordenen blev godkendt.

  2. Godkendelse af sidste bestyrelses referat 23.10:
    Fremover vil fremsendte referater, blive godkendt 14 dage efter bestyrelsen har modtaget referatet, med mindre, der senest 10 dage efter er indsendt kommentar til referenten.

  3. Unioo:
    Der er blevet opdateret 43 medlemmer, og NOK har lovet at sørge for at resten bliver opdateret. Medlemslisten var blevet gennemgået, og de manglende telefonnr. og/eller mailadresser, vil blive fremskaffet. JI, HH og MFJ.
    Der er blevet udsendt mail til medlemmer fra mailadresse furnpack@furnpack.com, hvor JH efterfølgende har sendt mail fra
    Bytinget@bytingetskagen.dk men forklaring, vi forventer at alle medlemmer vil sende de manglende informationer til bestyrelsen.
    Når informationerne om Onioo er modtaget fra NOK, vil OBL tage kontakt til Onioo / Sparekassen.
    Ønsket er at vi kan sende kontingent opkrævning ud inden jul 2023.

  4. Købstads arrangement:
    Den fremsendte Drejebog til bestyrelsen, vil blive revideret og datoen er fastsat til den 8.02.2024 kl. 17.00 i Skagens Kultur og Fritidscenter.
    Forenings og Klub listen er blevet opdelt mellem
    OBL, MFJ og JH som tager kontakt il foreningerne, og sender efter telefonisk kontakt en bekræftende mail til dem.

  5. Skagens borger analyse:
    Pga. arbejdes pres vil den blive udskudt til senere.

  6. Skagens Lamper og Aktieindsigt:
    JI informerede om at Albertslund lampen stadig findes, og det var muligt at få en Led indsats til de gl. lamper, som laves af Louis Poulsen, JI tager kontakt til Forsyningen, sammen med Chresten.

Aktieindsigt, er ikke nemt og JI vil sende et brev til Kommunen vedr. dette.

  1. Hjemmeside, Bytinget@bytingskagen.dk:
    Skawbo Patrick Christen webdesigner, har tilbudt at hjælpe os med at opdaterer vor hjemmeside, www gruppen vil bestå af
    JH, MFJ og OBL

  2. Grundlovsdag 5.06.2024:
    Arbejdsgruppen vil bestå af JH, MFJ og OBL

  3. Eventuelt:
    Ønske fra bestyrelsen at fremover skal der ved hvert bestyrelsesmøde gives en orientering om den finanselle status for foreningen.
    Der blev fremsagt et ønske om et fremtidigt arrangement om en form for Høring fra borgerne, MFJ og OBL vil komme med oplæg

  4. Næste bestyrelsesmøder.
    15.01.2024 kl. 16.15
    05.02.2024 kl. 16.15

Kontingent 2024

6. januar 2024: 

Vi vil gerne beklage, at vi ikke helt har kontrol over Unioo-systemet, der bl.a. udsender rykkere til nogle af jer medlemmer.
Se venligst bort fra henvendelser om manglende kontingentindbetaling indtil videre.
Vi kommer med opdatering, når der bliver fundet en løsning.

4. januar 2024 – kl. 11:45 Der arbejdes på at få “glemt kodeord” til at virke. Supporten hos Unioo er kontaktet.

Kære medlemmer af Skagen Byting Skagen

Skagen Byting bruger og har altid brugt Sparekassen Vendsyssel – nu Sparekassen Danmark som pengeinstitut.

Sparekassen Danmark har valgt at bruge foreningsportalen Unioo for deres foreninger, og det har ikke været muligt at vælge anden løsning for Skagen Byting.

I portalen Unioo skal bestyrelsen indsende forskellige dokumenter og dokumentation som alle medlemmerne af Bestyrelsen skal godkende med MitID, hvilket er meget omstændigt, men samtidig et lovkrav ift. hvidvaskningslovgivning m.m.

Portalen Unioo tilbyder desuden at foreninger kan bruge deres medlemskartotek, som kan bruges til administration af medlemmer – adresser, kontingenter m.m. – og det har vi valgt at bruge.

Det er der flere årsager til.

Først og fremmest har vi et fælles medlemskartotek, hvor bestyrelsen kan udsende information, invitationer og opkræve kontingent.
Samtidig er det et kartotek, hvor det enkelte medlem har adgang til at opdatere sine oplysninger, hvis man f.eks. skifter adresse eller mail.
Samtidig letter det vores arbejde med at opkræve kontingent og bogføre dette.

I det store hele en lettelse af arbejdsbyrden for både kasserer, sekretær og den samlede bestyrelse.

Vi ved dog også, at ændringer ikke altid forløber planmæssigt. Der sker fodfejl og misforståelser, hvilket også er sket for os!

Vi står ved, at processen har været lidt forceret og er blevet rodet for flere medlemmer.

I disse tider, hvor medierne dagligt fortæller historier om borgere, der er blevet franarret store beløb af svindlere på internettet, har det skabt usikkerhed, at man har modtaget mails fra Skagen Byting, der har bedt jer om at oprette brugere, logge ind og oplyse betalingsoplysninger/betalingskort.

Unioos system vil dog lette vores administration meget. Tidligere sad kasserer og sekretær manuelt og indtastede oplysninger i forskellige regneark og systemer og brugte megen tid på at ajourføre og vedligeholde disse lister – med de menneskelige fejl, der opstår og kan opstå.

Derfor vil vi gerne opfordre til, at I hjælper os og bakker op om Skagen Byting ved at bruge Unioo protalen.

Bestyrelsesarbejdet i Skagen Byting er frivilligt arbejde – og vi gør det, fordi vi synes, at det er vigtigt, at Skagen har en forening, der taler borgernes sag i storkommunen Frederikshavn.

Nogen af jer har allerede modtaget mail om kontingent for 2024. Andre vil i løbet af kort tid modtage en mail fra Unioo – Skagen Byting og mig Jesper Hegaard. På forhånd tak.

Første gang I skal logge ind mangler I et kodeord. Tryk på knappen ”glemt adgangskode” og indtast jeres mailadresse – så vil I modtage kodeord. Glemt kodeord

Vi beder om forståelse og tålmodighed. Skriv endelig, hvis der er tvivl.

Venlig hilsen
Jesper Hegaard
sekretær – Skagen Byting